Phần lớn doanh nghiệp chỉ nhận ra mình đặt sai khi đồng phục đã giao - lúc đó việc sửa lại tốn thêm cả thời gian và chi phí. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất khi đặt may đồng phục công sở lần đầu, đúc rút từ thực tế làm việc với nhiều doanh nghiệp tại DeJan.
1. Chọn vải chỉ qua hình ảnh, không kiểm tra mẫu thật
Màu vải trên ảnh và màu vải thật dưới ánh sáng văn phòng thường lệch nhau đáng kể. Nhiều doanh nghiệp duyệt mẫu qua ảnh rồi đặt số lượng lớn, đến lúc nhận hàng mới phát hiện màu không như kỳ vọng. Luôn yêu cầu mẫu vải thật trước khi duyệt số lượng từ 30 bộ trở lên. Một mẹo thực tế là đặt mẫu vải cạnh cửa sổ có ánh sáng tự nhiên và dưới đèn văn phòng để so sánh, vì hai môi trường ánh sáng cho cảm nhận màu khác nhau khá rõ, đặc biệt với các tông trung tính như xám, navy hoặc beige.
2. Không thống nhất bảng size trước khi sản xuất
Đo size từng người mất thời gian, nhưng bỏ qua hoàn toàn bước này cũng rủi ro không kém - nhân sự có vóc dáng khác biệt lớn dễ rơi vào tình trạng áo quá rộng hoặc quá chật. Giải pháp thực tế là gửi bảng size chuẩn cho nhân sự tự đối chiếu, kết hợp đo mẫu thử cho một vài trường hợp đặc biệt. Với doanh nghiệp trên 50 nhân sự, nên chỉ định một đầu mối tổng hợp số liệu size để tránh tình trạng khai báo sai lệch hoặc thiếu thông tin khi gửi về xưởng.
3. Đặt gấp sát ngày cần dùng
Sản xuất số lượng lớn cần thời gian kiểm tra chất lượng (QC) kỹ trước khi giao. Đặt gấp trong 1 tuần khiến xưởng phải đẩy nhanh tiến độ, tăng rủi ro lỗi sản xuất. Nên đặt trước tối thiểu 3-4 tuần với đơn hàng từ 50 bộ. Nếu doanh nghiệp có lịch cố định hàng năm cần đồng phục mới (đầu năm tài chính, dịp kỷ niệm thành lập), nên lên kế hoạch đặt trước ít nhất 2 tháng để có đủ thời gian xử lý các điều chỉnh nhỏ phát sinh trong quá trình duyệt mẫu.
4. Không xác nhận rõ chính sách đổi/may lại nếu sai size
Một số doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu chính sách đổi size sau khi nhận hàng và có vài bộ không vừa. Nên hỏi rõ chính sách này trước khi ký hợp đồng, không phải sau khi giao hàng. Một câu hỏi cụ thể nên đặt ra với xưởng: nếu sau khi giao có 5-10% số lượng không vừa size, thời gian xử lý đổi/may lại là bao lâu, và chi phí phát sinh (nếu có) được tính như thế nào.
5. Chỉ so sánh giá mà bỏ qua năng lực sản xuất thực tế
Giá rẻ không đồng nghĩa với tiết kiệm nếu xưởng không đủ năng lực sản xuất đúng tiến độ hoặc kiểm soát chất lượng kém. Nên ưu tiên xưởng có thể cho xem trực tiếp nhà xưởng sản xuất hoặc có quy trình rõ ràng tại từng bước, xem chi tiết tại quy trình dịch vụ của DeJan. Một cách kiểm tra nhanh năng lực thực tế là hỏi xưởng đã từng xử lý đơn hàng quy mô tương đương chưa, và có thể tham khảo mẫu sản phẩm thực tế đã giao cho khách hàng khác hay không.
Chi phí phát sinh nếu mắc phải các sai lầm trên
Mỗi sai lầm trong 5 sai lầm trên đều có thể dẫn đến chi phí ngoài dự toán ban đầu: chi phí may lại do sai size, chi phí vận chuyển bổ sung khi đổi hàng, hoặc chi phí gián đoạn hình ảnh thương hiệu khi đồng phục giao trễ vào đúng dịp cần dùng như sự kiện công ty hoặc đợt tuyển dụng mới. Trên thực tế, các chi phí ẩn này thường lớn hơn phần chênh lệch giá ban đầu giữa các xưởng, vì vậy doanh nghiệp nên cân nhắc tổng thể quy trình và năng lực thực tế thay vì chỉ so sánh đơn giá trên báo giá.
Quy trình đặt may giúp tránh các sai lầm trên
Tại DeJan, quy trình tư vấn - gửi mẫu vải thật - đo size theo bảng chuẩn - duyệt mẫu trước sản xuất - QC trước giao hàng được áp dụng nhất quán cho mọi đơn hàng, kể cả đơn hàng đầu tiên của doanh nghiệp mới. Cách làm này giúp hạn chế tối đa các sai lầm phổ biến nêu trên, vì mỗi bước đều có điểm kiểm tra rõ ràng trước khi chuyển sang bước kế tiếp, tránh tình trạng phát hiện lỗi khi đã sản xuất đại trà.
Câu hỏi thường gặp
Đặt may đồng phục công sở lần đầu nên đặt số lượng bao nhiêu để thử?
Với doanh nghiệp chưa từng đặt may, nên thử với số lượng nhỏ (10-20 bộ) trước khi cam kết số lượng lớn, để đánh giá thực tế về chất liệu, form dáng và độ vừa vặn trước khi nhân rộng cho toàn bộ nhân sự.
Có nên yêu cầu xưởng cho xem mẫu sản phẩm đã giao cho khách hàng khác không?
Nên, đây là cách nhanh để đánh giá chất lượng đường may và độ hoàn thiện thực tế, thay vì chỉ dựa vào hình ảnh quảng cáo hoặc lời tư vấn.
Nếu phát hiện sai lầm sau khi đã ký hợp đồng thì nên xử lý thế nào?
Nên trao đổi trực tiếp với xưởng càng sớm càng tốt, trước khi vào giai đoạn sản xuất đại trà, vì chi phí điều chỉnh ở giai đoạn duyệt mẫu luôn thấp hơn nhiều so với điều chỉnh sau khi đã sản xuất số lượng lớn.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị đặt đơn đồng phục công sở đầu tiên, anh/chị có thể liên hệ DeJan để được tư vấn miễn phí trước khi quyết định số lượng và chất liệu.