Ba nhà cung cấp gửi ba bảng báo giá, cả ba cùng ghi “đồng phục khách sạn 5 sao” nhưng giá chênh nhau gần gấp đôi. Khi đặt cạnh nhau, người duyệt mới thấy ba bảng đang nói về ba thứ khác nhau: một bên tính vest cho cả khối tiền sảnh, một bên chỉ tính sơ mi, bên còn lại chưa tính bộ thay luân phiên. Đây là lý do tiêu chí chọn đồng phục khách sạn cần được viết ra trước khi xem mẫu, nhất là với khách sạn 3 đến 5 sao nơi nhiều bộ phận cùng dùng một hệ đồng phục. Bài này đưa ra 5 tiêu chí chọn đồng phục khách sạn, mỗi tiêu chí kèm câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp và dấu hiệu cần dè chừng.
Tiêu chí 1: Mỗi bộ phận một yêu cầu, cả khách sạn một hệ nhận diện
Lễ tân đứng và ngồi nhiều, buồng phòng cúi và bê vác, bellman ra vào cửa trong mọi thời tiết, bảo vệ đứng ngoài trời. Gom tất cả vào một mã “nhân viên” sẽ khiến bộ phận nào cũng thiếu một thứ. Cách làm hợp lý hơn là giữ một hệ nhận diện chung về màu, logo và phong cách, rồi tách kiểu dáng theo vị trí. DeJan có các nhóm riêng cho đồng phục khách sạn, từ lễ tân, quản lý đến bellman, housekeeping và bảo vệ.
Câu hỏi nên hỏi: bảng báo giá có tách theo từng vị trí và từng hạng mục không? Dấu hiệu cần dè chừng: một dòng giá duy nhất cho “bộ đồng phục khách sạn”.
Tiêu chí 2: Hạng sao là điểm xuất phát, không phải kiểu mẫu
Theo TCVN 4391:2015, khách sạn được xếp thành 5 hạng dựa trên nhiều nhóm tiêu chí, trong đó có người quản lý và nhân viên phục vụ. Bản tiêu chuẩn nêu yêu cầu chung, không quy định bạn phải chọn vest hay đầm. Vì vậy, khi đặt tiêu chí chọn đồng phục khách sạn, cần hiểu rằng cùng là khách sạn 4 sao, một nơi có thể chọn vest tối giản, nơi khác lại chọn áo dài theo concept không gian.
Phần mô tả mục trang phục dành cho lễ tân khách sạn 4-5 sao đã được phân tích riêng trong bài đồng phục lễ tân khách sạn 4-5 sao, còn bộ phận buồng phòng có bài đồng phục housekeeping khách sạn. Riêng với khách sạn 3 sao, nếu cần dẫn chiếu từng dòng tiêu chí trang phục vào hồ sơ xếp hạng, hãy đối chiếu trực tiếp bản tiêu chuẩn.
Câu hỏi nên hỏi: nhà cung cấp chuyển yêu cầu của khách sạn thành tiêu chí duyệt mẫu như thế nào? Dấu hiệu cần dè chừng: lý do chọn mẫu chỉ là “vì khách sạn 5 sao thì phải thế”.
Tiêu chí 3: Chất liệu tính theo vòng đời giặt, không tính theo cảm giác sờ vải
Đồng phục khách sạn thường đi qua giặt là liên tục, đôi khi bằng quy trình giặt công nghiệp. Một mẫu vải mềm tay nhưng xù, phai hoặc co sau vài chu kỳ sẽ làm hỏng hình ảnh tiền sảnh nhanh hơn mọi khoản tiết kiệm. Cách an toàn là hỏi bộ phận giặt là dùng nhiệt độ và hóa chất nào, rồi thử mẫu theo đúng chu trình đó trước khi chốt.
Chi tiết cách thử giặt và xây tiêu chí nghiệm thu đã có trong bài housekeeping ở trên; với khối nhà hàng của khách sạn có thể tham khảo checklist nghiệm thu đồng phục F&B. Việc in hay thêu logo cũng nên quyết định cùng lúc với vải, xem thêm nên in hay thêu logo trên áo đồng phục.
Câu hỏi nên hỏi: mẫu đã được giặt theo chu trình của khách sạn chưa, kết quả co rút và phai màu ra sao? Dấu hiệu cần dè chừng: chỉ có ảnh và mẫu mới, chưa ai giặt thử.
Tiêu chí 4: Fitting theo công việc thật, không chỉ thử đứng thẳng
Một chiếc vest ổn khi đứng thẳng nhưng vướng khi lễ tân với tay lấy chìa khóa; một chiếc quần ôm có thể gây khó chịu khi nhân viên buồng phòng cúi liên tục. Buổi duyệt mẫu nên có người đại diện từng vị trí mặc thử và làm vài thao tác quen thuộc: ngồi, cúi, với, bước nhanh. Điều chỉnh ngay ở mẫu đỡ tốn kém hơn nhiều so với sửa cả lô.
Câu hỏi nên hỏi: buổi duyệt mẫu có người của từng bộ phận tham gia không, và chỉnh sửa theo ý kiến họ được tới mức nào? Dấu hiệu cần dè chừng: chỉ quản lý duyệt mẫu qua ảnh.
Tiêu chí 5: Nhân sự thay đổi, đồng phục phải còn bổ sung được
Khách sạn có nhân sự vào ra theo mùa, nên một đơn đặt lần đầu chỉ là khởi đầu. Điều cần chốt từ đầu là bảng size chuẩn, số bộ luân phiên mỗi người, và cách nhà cung cấp giữ màu vải giữa các lô để đơn bổ sung không lệch tông. Quy trình làm việc từ tư vấn đến giao hàng của DeJan được mô tả tại quy trình dịch vụ, trang này không nêu thời gian hay số lượng tối thiểu, nên các điều kiện đó cần trao đổi khi báo giá.
Câu hỏi nên hỏi: đơn bổ sung sau 6 tháng có cùng màu, cùng vải và cùng form không, được ghi trong hợp đồng ra sao? Dấu hiệu cần dè chừng: không có hồ sơ mẫu và mã vải lưu lại.
Thẻ chấm điểm: áp tiêu chí chọn đồng phục khách sạn vào ba mẫu
Bảng dưới đây dùng khi đã có từ hai đến ba phương án. Mỗi người trong hội đồng duyệt chấm từng tiêu chí theo thang bạn tự quy định, ví dụ 1 đến 5, rồi cộng lại và ghi lý do.
| Tiêu chí | Mẫu A | Mẫu B | Mẫu C | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| 1. Tách theo bộ phận, giữ nhận diện chung | ||||
| 2. Khớp concept và yêu cầu của khách sạn | ||||
| 3. Chịu giặt theo chu trình thực tế | ||||
| 4. Thoải mái khi làm việc thật | ||||
| 5. Bổ sung được, giữ màu giữa các lô |
Câu hỏi thường gặp về tiêu chí chọn đồng phục khách sạn 3 đến 5 sao
Khách sạn 3 sao có nên làm đồng phục khác hẳn khách sạn 5 sao không?
Không nhất thiết khác về phong cách, nhưng thường khác về ngân sách, số bộ thay và mức độ tinh xảo của chi tiết. Điều quan trọng là đồng phục nhất quán và sạch sẽ ở mọi bộ phận trước khi nói đến độ cầu kỳ.
Nên chọn đồng phục chung cho cả khách sạn hay theo từng bộ phận?
Cách thường gặp là dùng chung màu và logo, tách kiểu dáng theo bộ phận để dễ nhận biết vai trò. Quyết định cuối cùng phụ thuộc vào concept và cách vận hành của từng khách sạn.
Cần chuẩn bị gì trước khi xin báo giá?
Danh sách vị trí kèm số lượng, concept hoặc bộ nhận diện, và thông tin về quy trình giặt là, vì đây là dữ liệu đầu vào của mọi tiêu chí chọn đồng phục khách sạn nêu trên. Nếu đã có thẻ chấm điểm ở trên thì gửi kèm sẽ giúp hai bên bám đúng tiêu chí.
Nếu khách sạn đã xác định được các bộ phận cần đặt trước, bước tiếp theo là chọn một hai vị trí để làm mẫu thử, xem các nhóm sản phẩm tại trang đồng phục khách sạn rồi áp các tiêu chí chọn đồng phục khách sạn ở trên vào phương án đầu tiên.