Nếu đang ở bước đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chí chọn đơn vị may đồng phục thẩm mỹ viện. Với đơn hàng toàn chuỗi, cần tiếp tục làm rõ cách phê duyệt, cập nhật và bàn giao giữa các bên.
1. Xác định phạm vi đơn hàng và người có quyền phê duyệt
Trước khi yêu cầu báo giá, cần biết đơn hàng phục vụ toàn bộ hệ thống, một nhóm chi nhánh hay chỉ đợt khai trương mới. Đồng thời xác định nhóm người mặc, loại trang phục nằm trong phạm vi và những mẫu hiện có tiếp tục được sử dụng.
Không nhất thiết mọi vị trí đều dùng cùng một thiết kế. Tuy nhiên, quyền đề xuất tại chi nhánh và quyền chốt phương án chung nên được phân biệt. Nếu chi nhánh được phép điều chỉnh một số chi tiết, giới hạn đó cần được ghi rõ thay vì trao đổi riêng với nhà may.
Doanh nghiệp có thể phân công người duyệt nhận diện, người xác nhận nhu cầu sử dụng và người duyệt ngân sách. Một đầu mối tổng hợp phản hồi sẽ gửi yêu cầu thống nhất cho đơn vị may. Cách tổ chức cụ thể tùy cơ cấu của chuỗi, nhưng cần tránh tình trạng nhà cung cấp nhận nhiều chỉ đạo trái nhau.
Với nhóm làm việc có yêu cầu trang phục chuyên dụng, bộ phận phụ trách chuyên môn cần xác nhận yêu cầu riêng. Đồng phục làm việc thông thường không tự xác nhận khả năng bảo hộ hoặc đáp ứng điều kiện sử dụng chuyên biệt.
2. Dùng một hồ sơ mẫu có phiên bản cho toàn hệ thống
Khi đặt may đồng phục chuỗi thẩm mỹ viện, hồ sơ mẫu cần cho biết sản phẩm nào đang được phép sản xuất. Mỗi kiểu nên có mã mẫu, phiên bản và ngày xác nhận, đi cùng thông tin vật liệu, màu, logo, phụ liệu và bảng thông số thành phẩm.
Ví dụ, nếu nẹp áo được điều chỉnh sau lần thử đầu, ảnh phối cũ không còn đủ làm căn cứ sản xuất. Bản cập nhật cần ghi rõ chi tiết đã sửa và được người có thẩm quyền xác nhận. Chi nhánh nhận hàng cũng cần biết mình đang đối chiếu với phiên bản nào.
Hồ sơ nên làm rõ:
- Mẫu đối chứng và tài liệu nào được dùng để nghiệm thu.
- Phiên bản áp dụng cho từng nhóm nhân sự hoặc từng đợt cấp phát.
- Người có quyền yêu cầu sửa và người xác nhận áp dụng bản mới.
- Cách thông báo để chi nhánh ngừng dùng tài liệu đã hết hiệu lực.
Trong giai đoạn chuyển mẫu, cần thống nhất cách sử dụng hàng tồn còn phù hợp. Nếu cho phép hai phiên bản cùng xuất hiện trong một thời gian, doanh nghiệp nên xác định phạm vi và thời điểm kết thúc. Điều này giúp bộ phận cấp phát tránh tự quyết theo số hàng đang có.
3. Thử nghiệm trước khi đặt may đồng phục chuỗi thẩm mỹ viện
Thử nghiệm giúp kiểm tra mẫu đã chọn trong cách sử dụng thực tế trước khi nhân số lượng lên nhiều cơ sở. Nhóm tham gia nên đại diện cho công việc, vóc dáng và điều kiện sử dụng có liên quan, thay vì chỉ chọn người mặc vừa mẫu trưng bày.
Doanh nghiệp có thể chọn hướng kiểu dáng từ danh mục đồng phục spa và thẩm mỹ viện tại DeJan, sau đó yêu cầu mẫu thử theo cấu hình dự kiến. Những nhận xét như căng vai khi đưa tay, cổ áo bị hở khi cúi hoặc túi gây vướng nên được ghi cụ thể để có cơ sở điều chỉnh.
Nếu các chi nhánh có cách chăm sóc trang phục khác nhau, cần trao đổi điều kiện đó trước khi thử. Kết quả nên được ghi cùng mã mẫu, vật liệu và phương pháp chăm sóc. Một phản hồi “mặc ổn” chưa đủ để xác nhận mẫu phù hợp cho toàn hệ thống.
Sau khi hoàn tất điều chỉnh, mới chốt bảng số lượng theo mã mẫu, phiên bản, size và điểm nhận. Danh sách nên có ngày xác nhận và trạng thái đã thử hoặc chưa thử. Những người chưa hoàn tất chọn size cần được xử lý rõ, tránh tự quy đổi theo phỏng đoán.
Nhân sự mới phát sinh sau mốc chốt nên được đưa vào danh sách bổ sung riêng. Việc thêm người vào đơn đang chạy cần được xác nhận lại về số lượng, nguyên liệu và ảnh hưởng tới lịch giao.
4. Kiểm tra khả năng cung ứng lại vật liệu cho những đợt sau
Đặt bổ sung đồng phục thẩm mỹ viện không chỉ là đặt lại cùng mã áo. Vải, chỉ, cúc, khóa hoặc chi tiết phối có thể không còn sẵn ở thời điểm mở thêm chi nhánh. Vì vậy, khả năng cung ứng lại cần được hỏi ngay khi chọn cấu hình ban đầu.
Thay vì chỉ hỏi “có may tiếp được không”, doanh nghiệp nên làm rõ nguyên liệu nào đang có sẵn, nguyên liệu nào phải đặt riêng và điều kiện nhận đơn bổ sung. Nếu cần dự trữ vật liệu, phải xác nhận lượng, chi phí, bên quản lý và cách xử lý phần còn lại.
Các lô nguyên liệu có thể có sai khác, nên việc so sánh với mẫu đã duyệt cần được thực hiện trước khi làm hàng. Khi phải đề xuất vật liệu khác, cần xem lại cả màu, bề mặt, cảm giác mặc và cách chăm sóc; cùng một tên thương mại chưa đủ để coi hai loại vải là tương đương.
Phương án được duyệt cho đợt mới cần có hồ sơ đi kèm. Nếu một phần hệ thống dùng vật liệu mới trong khi phần còn lại dùng mẫu cũ, đầu mối vận hành phải biết để cấp phát và kiểm tra đúng. Không nên để từng chi nhánh tự tìm vật liệu gần giống rồi coi đó là mẫu chuẩn của chuỗi.
5. Chốt tổng chi phí, điểm giao và cách xử lý sai lệch
Báo giá đồng phục toàn chuỗi cần được đối chiếu theo cùng phạm vi. Ngoài đơn giá áo hoặc bộ, nên xác nhận mẫu thử, logo, size ngoài bảng chuẩn, đóng gói, thuế và vận chuyển đã bao gồm hay chưa. Chi phí cho đợt đặt bổ sung cũng cần được hỏi riêng theo điều kiện thực hiện.
Nếu giao nhiều nơi, cần có danh sách điểm nhận, đầu mối liên hệ, số lượng từng mã và lịch dự kiến. Nhãn kiện và phiếu hàng nên đủ thông tin để chi nhánh kiểm được ngay khi mở kiện, thay vì phải chia lại cả lô tại trụ sở.
Doanh nghiệp và đơn vị may nên thống nhất trước ba việc:
- Kiểm tra theo căn cứ nào: mẫu đối chứng, bảng thông số và các giới hạn sai lệch đã xác nhận.
- Ghi nhận vấn đề ra sao: mã hàng, phiên bản, size, số lượng và hình ảnh thể hiện lỗi hoặc thiếu hụt.
- Ai xử lý và khi nào phản hồi: đầu mối tiếp nhận, thời hạn xác nhận và phương án hoàn tất được hai bên thống nhất.
Việc giao đủ hàng chưa có nghĩa mọi nhân viên đã được cấp đúng mẫu và size. Sau cấp phát, nên tổng hợp phần còn thiếu, cần điều chỉnh và hàng dự phòng theo chi nhánh. Đây là dữ liệu hữu ích cho đợt đặt may tiếp theo.
Chuẩn bị yêu cầu đặt may cùng DeJan
Để trao đổi với DeJan, doanh nghiệp nên chuẩn bị phạm vi chi nhánh, nhóm người mặc, hồ sơ mẫu đang dùng, số lượng dự kiến và các mốc cần cấp phát. Nếu chưa có mẫu, có thể dùng mẫu đồng phục spa DJSPA4001 làm điểm bắt đầu cho buổi tư vấn, rồi xác nhận kiểu dáng và vật liệu theo yêu cầu riêng.
5 lưu ý khi đặt may đồng phục chuỗi thẩm mỹ viện giúp doanh nghiệp kết nối quyết định tại trụ sở với việc nhận và sử dụng trang phục ở từng cơ sở. Liên hệ DeJan qua hotline 086 674 8939 hoặc 0282 216 1189 để trao đổi phương án và báo giá theo phạm vi thực tế. Địa chỉ: Số 6 đường số 9, Khu dân cư Him Lam 2, Xã Bình Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Đọc thêm: