Doanh nghiệp tại Hàn Quốc có thể đặt may đồng phục tại Việt Nam mà không cần đến xưởng. Để hạn chế lệch thiết kế, size hoặc chứng từ, hai bên cần khóa lần lượt brief, mẫu, bảng size, tiêu chí QC, quy cách đóng kiện và trách nhiệm thông quan. Quy trình may đồng phục gửi đi Hàn Quốc vì vậy là sự phối hợp giữa người đặt hàng, xưởng may, đơn vị logistics và bên nhập khẩu, không chỉ là may xong rồi gửi hàng.
May đồng phục gửi đi Hàn Quốc có thể triển khai hoàn toàn online không?
Phần lớn công việc có thể xử lý online: tiếp nhận brief, trao đổi thiết kế, chốt thông số, theo dõi tiến độ và kiểm tra hình ảnh trước khi xuất xưởng. Doanh nghiệp nên gửi logo, mẫu tham khảo, số lượng, cơ cấu nhân sự và ngày cần nhận hàng.
Tuy vậy, không nên thay thế mọi bước vật lý bằng ảnh hoặc video. Màu sắc qua màn hình có thể thay đổi theo thiết bị; cảm giác bề mặt, độ dày, độ co giãn và độ rủ của vải cũng khó đánh giá chính xác từ xa. Với đơn hàng mới hoặc yêu cầu nhận diện chặt, mẫu vải và mẫu may thật vẫn nên được gửi sang Hàn Quốc để duyệt trước khi sản xuất hàng loạt.
Tham khảo quy trình thiết kế và may đồng phục theo yêu cầu để xác định trước các mốc cần tham gia xác nhận.
Quy trình 8 bước đặt may đồng phục từ Hàn Quốc
1. Xác định nhu cầu và đầu mối phê duyệt
Brief nên nêu rõ loại đồng phục, môi trường sử dụng, số lượng theo mẫu, giới tính hoặc phom, ngân sách, địa chỉ nhận và ngày cần đưa vào sử dụng. Nếu đồng phục dành cho nhà hàng, văn phòng, phòng khám hay đội vận hành, yêu cầu về vận động, độ che phủ và tần suất giặt sẽ khác nhau.
Mỗi bên nên chỉ định một đầu mối tổng hợp phản hồi, tránh các bộ phận gửi nhiều phiên bản yêu cầu trái ngược nhau.
2. Thiết kế online và khóa phiên bản
Bản thiết kế cần thể hiện mặt trước, mặt sau, phối màu, vị trí logo, phương pháp thêu hoặc in và các chi tiết đặc biệt. Thay vì phản hồi bằng câu như “logo lớn hơn một chút”, doanh nghiệp nên ghi kích thước, tọa độ hoặc khoảng cách đến đường chuẩn trên áo.
Mỗi lần chỉnh sửa cần có mã phiên bản, ngày và người duyệt. File cuối được đánh dấu “được phép sản xuất”; bản cũ chuyển sang trạng thái hết hiệu lực.
3. Chốt chất liệu và màu
Thông tin vật liệu nên bao gồm tên hoặc mã vải, thành phần, màu, định lượng nếu có, khổ vải, đặc tính hoàn tất và phụ liệu đi kèm. Mã màu kỹ thuật giúp giao tiếp nhất quán nhưng không thay thế hoàn toàn mẫu vật lý, nhất là khi màu vải chịu ảnh hưởng của nền sợi, cấu trúc dệt và lô nhuộm.
Khi gửi bộ mẫu sang Hàn Quốc, cần chốt thông tin người nhận và phí liên quan. Mỗi mẫu phải có nhãn khớp bảng đề xuất để tránh duyệt đúng vật liệu nhưng ghi nhầm mã.
4. Thu thập size theo số đo thực tế
Không nên quy đổi máy móc size Việt Nam sang size Hàn Quốc. Ký hiệu S, M, L không có một kích thước thống nhất giữa mọi thương hiệu và nhà sản xuất. Căn cứ chính phải là bảng thông số thành phẩm và số đo người mặc.
Có thể hướng dẫn đo bằng hình ảnh hoặc video rồi tổng hợp theo một biểu mẫu. Trường hợp giữa hai size hoặc cần phom đặc biệt phải được đánh dấu; với đội ngũ lớn, nên cân nhắc gửi bộ size set để mặc thử.
5. May và duyệt mẫu thật
Mẫu thật là điểm kiểm tra phom, màu, chất liệu, logo và cảm giác mặc trước khi nhân rộng. Biên bản duyệt cần ghi rõ nội dung được chấp thuận, nội dung phải sửa và phiên bản kỹ thuật tương ứng. Nếu duyệt có điều kiện, xưởng chỉ nên sản xuất sau khi những thay đổi đó được xác nhận bằng văn bản.
Ảnh và video giúp rút ngắn trao đổi nhưng không nên là căn cứ duy nhất cho màu hoặc vật liệu. Lịch tổng phải tính cả thời gian gửi và duyệt mẫu.
6. Khóa đơn hàng và sản xuất
Trước khi cắt hàng, hai bên cần khóa số lượng theo mã sản phẩm và size, tech pack, mẫu đối chứng, lịch sản xuất, kế hoạch giao và nguyên tắc xử lý thay đổi. Đây là mốc quan trọng vì việc tăng số lượng, đổi logo hoặc sửa bảng size sau khi cắt có thể làm phát sinh nguyên liệu và kéo lùi tiến độ.
Kiểm tra nên diễn ra tại các công đoạn vật liệu, cắt, may, gắn logo và hoàn thiện. Xem thêm quy trình sản xuất đồng phục tại DeJan để hiểu các điểm kiểm soát trước đóng gói.
7. Kiểm tra chất lượng và lập packing list
Lô hàng cần được đối chiếu với mẫu duyệt và hồ sơ kỹ thuật, không chỉ kiểm đếm tổng số áo. Các nội dung thường gồm thông số, màu, vị trí logo, đường may, bề mặt, size label, nhãn xuất xứ, phụ kiện và quy cách gấp.
Sau QC, hàng được phân theo mã, size và đơn vị nhận. Packing list phải khớp từng thùng, thể hiện số lượng, khối lượng tịnh, khối lượng cả bì và thể tích; mô tả và đơn vị phải nhất quán với hóa đơn và chứng từ vận chuyển.
8. Bàn giao vận chuyển và theo dõi nhận hàng
Tùy số lượng, ngân sách và thời điểm cần nhận, đơn hàng có thể đi chuyển phát nhanh, đường hàng không hoặc đường biển. Không nên chọn phương án chỉ theo cước thấp nhất: thời gian lấy hàng, xử lý chứng từ, thông quan, giao chặng cuối và khoảng đệm khắc phục đều ảnh hưởng ngày sử dụng thực tế.
Cần xác nhận điều kiện giao hàng, điểm chuyển giao rủi ro, bên trả cước và bên làm thủ tục nhập khẩu. Ngày rời xưởng, ngày khởi hành và ngày người nhận nhận hàng phải được tách riêng.
Bảng đầu ra cần khóa trước khi sản xuất và giao hàng
| Giai đoạn | Đầu ra cần xác nhận | Bên xác nhận chính |
|---|---|---|
| Tiếp nhận yêu cầu | Brief, số lượng dự kiến, ngân sách, ngày cần sử dụng | Doanh nghiệp đặt hàng |
| Thiết kế | File đúng phiên bản, mã màu, kích thước và vị trí logo | Hai bên |
| Vật liệu | Mã vải, phụ liệu, mẫu vật lý hoặc tiêu chuẩn đã duyệt | Hai bên |
| Size | Bảng thông số, danh sách số lượng theo size, trường hợp đặc biệt | Doanh nghiệp đặt hàng |
| Mẫu thật | Mẫu đối chứng và biên bản duyệt mẫu | Hai bên |
| Sản xuất | Tiến độ, điểm kiểm tra và báo cáo sai lệch | Xưởng may |
| Xuất hàng | Báo cáo QC, packing list, số kiện và bộ chứng từ | Xưởng, logistics và bên nhập khẩu |
| Nhận hàng | Biên bản giao nhận, kiểm đếm và danh sách phát sinh | Người nhận tại Hàn Quốc |
Đóng kiện đồng phục đi Hàn Quốc cần ghi những gì?
Đóng kiện phải bảo vệ được sản phẩm, hỗ trợ kiểm đếm và đối chiếu với packing list. Checklist nên gồm:
- Sản phẩm được gấp theo một quy cách, kiểm soát độ ẩm và bề mặt trước khi cho vào bao bì.
- Bao hoặc bó hàng có mã sản phẩm, màu, size, số lượng và đơn vị nhận nếu cần chia nội bộ.
- Thùng ghi mã đơn hàng, số thùng theo dạng 01/10, địa chỉ người gửi và người nhận.
- Mỗi thùng có bảng kê nội dung, số lượng, khối lượng tịnh, khối lượng cả bì và kích thước kiện.
- Tem thùng và packing list dùng cùng cách đặt tên mã hàng và đơn vị tính.
- Không trộn nhiều mã hoặc nhiều điểm nhận trong một thùng nếu không có bảng phân bổ rõ ràng.
- Chụp ảnh tình trạng hàng, tem và số niêm kiện trước khi bàn giao vận chuyển.
Hải quan Hàn Quốc hướng dẫn về nhãn xuất xứ cho biết hàng thuộc diện áp dụng có thể thể hiện bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh như “Made in [country]”, tại vị trí dễ thấy. Bên nhập khẩu hoặc đại lý khai thuê cần xác nhận trước yêu cầu cho từng mã hàng.
Bộ chứng từ thường được đối chiếu khi nhập khẩu vào Hàn Quốc
Theo hướng dẫn của Korea Customs Service về thủ tục nhập khẩu, khai báo nhập khẩu được thực hiện qua UNI-PASS; tùy trường hợp, cơ quan hải quan có thể yêu cầu invoice, packing list, vận đơn, chứng nhận xuất xứ và giấy tờ kiểm tra liên quan. Với một lô đồng phục thương mại, các bên nên rà tối thiểu:
- Commercial invoice: thông tin người bán, người mua, mô tả hàng, số lượng, đơn giá, trị giá, đồng tiền và điều kiện giao hàng.
- Packing list: chi tiết nội dung từng kiện, số lượng, khối lượng và kích thước.
- Bill of Lading hoặc Air Waybill: tùy phương thức vận chuyển.
- Mã HS và mô tả hàng thống nhất giữa các chứng từ.
- Chứng từ xuất xứ nếu đáp ứng quy tắc và bên nhập khẩu đề nghị hưởng ưu đãi.
- Các giấy tờ hoặc yêu cầu bổ sung do mã hàng, chất liệu, mục đích nhập và cơ quan quản lý quy định.
Hàn Quốc và Việt Nam có hiệp định thương mại tự do, nhưng ưu đãi thuế không phát sinh chỉ vì hàng được gửi từ Việt Nam. Sản phẩm phải đáp ứng quy tắc xuất xứ tương ứng và có chứng từ hợp lệ. Cổng FTA của Hải quan Hàn Quốc công bố riêng mẫu C/O cho Hiệp định Việt Nam – Hàn Quốc. Trước khi xin C/O, nhà xuất khẩu và bên nhập khẩu nên xác nhận mã HS, tiêu chí xuất xứ và bộ hồ sơ chứng minh; đặc biệt khi vải hoặc phụ liệu có nguồn gốc từ nhiều nước.
Checklist doanh nghiệp nên gửi khi yêu cầu báo giá
- Quốc gia, thành phố và mã bưu chính nơi nhận tại Hàn Quốc.
- Tên pháp nhân hoặc người nhập khẩu và thông tin liên hệ.
- Loại đồng phục, mẫu tham khảo và môi trường sử dụng.
- Logo dạng vector, mã màu và hướng dẫn nhận diện.
- Số lượng dự kiến theo mẫu, giới tính hoặc phom.
- Bảng số đo hoặc nhu cầu gửi bộ size set sang thử.
- Ngày cần nhận hàng, không chỉ ngày cần xuất xưởng.
- Nhu cầu gửi mẫu vải, may mẫu thật và số lần chỉnh sửa.
- Yêu cầu đóng riêng theo cá nhân, bộ phận hoặc chi nhánh.
- Phương thức vận chuyển mong muốn và phạm vi báo giá cần bao gồm.
Khi đã có số lượng, kiểu sản phẩm và mức chất liệu dự kiến, doanh nghiệp có thể dùng công cụ dự toán đồng phục để hình dung cấu phần chi phí ban đầu. Chi phí vận chuyển quốc tế, thuế và dịch vụ nhập khẩu vẫn cần báo riêng theo trọng lượng, thể tích, điều kiện giao hàng và quy định tại thời điểm gửi.
Câu hỏi thường gặp
Có cần sang Việt Nam để duyệt mẫu đồng phục không?
Không bắt buộc. Hai bên có thể trao đổi thiết kế online và gửi mẫu vật lý sang Hàn Quốc để duyệt. Với đơn hàng mới, không nên chỉ duyệt vật liệu và màu bằng hình ảnh.
Thời gian may và gửi đồng phục sang Hàn Quốc là bao lâu?
Không có một thời gian áp dụng cho mọi đơn. Lịch phụ thuộc vào độ phức tạp thiết kế, thời gian gửi và duyệt mẫu, số lượng, vật liệu, năng lực sản xuất, phương thức vận chuyển và quá trình thông quan. Báo giá nên tách từng mốc thay vì chỉ ghi một ngày giao dự kiến.
Đơn hàng đồng phục có bắt buộc phải có C/O không?
Không nên xem C/O là giấy tờ bắt buộc giống nhau cho mọi lô hàng. C/O thường liên quan đến chứng minh xuất xứ và đề nghị hưởng ưu đãi theo hiệp định. Việc áp dụng phụ thuộc mã HS, quy tắc xuất xứ, trị giá và yêu cầu của bên nhập khẩu hoặc cơ quan hải quan.
Ghi “Made in Vietnam” có đồng nghĩa được hưởng thuế ưu đãi không?
Không. Nhãn xuất xứ và xuất xứ ưu đãi là hai vấn đề liên quan nhưng không đồng nhất. Muốn áp dụng thuế ưu đãi, hàng hóa phải đáp ứng quy tắc của hiệp định và có chứng từ xuất xứ hợp lệ.
Đặt may đồng phục tại Việt Nam và gửi sang Hàn Quốc cùng DeJan
Đơn hàng quốc tế dễ kiểm soát hơn khi mỗi giai đoạn có đầu ra xác nhận: thiết kế, mẫu thật, bảng size, báo cáo QC, packing list và chứng từ. Làm việc online không thay thế việc khóa phiên bản và trách nhiệm logistics.
DeJan tiếp nhận nhu cầu thiết kế, may đồng phục và giao cho người nhận ở nước ngoài. Khách hàng nên gửi số lượng, mẫu, logo, bảng size, địa chỉ tại Hàn Quốc, ngày cần nhận và yêu cầu đóng gói. Phạm vi vận chuyển, chứng từ và chi phí được xác nhận theo từng đơn hàng.
- Hotline: 0936 072 768 hoặc 0282 216 1189
- Địa chỉ: 6 đường số 9, Khu dân cư Him Lam 2, Xã Bình Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Fanpage: Đồng phục DeJan